高校教学秘书压力管理策略探析

紫霞小仙子

　      摘 要： 教学秘书是高校教学管理队伍的主体，是教学管理的基层人员，在教务教学管理中起着十分重要的作用。然而，目前教学秘书的薪酬比较低、工作任务重、得不到应有的重视、缺乏培训和进修的机会、人际关系不好处理等，这给教学秘书造成了很大的压力，严重影响了其工作效率。因此，首先要认真分析教学秘书的需求，然后根据压力理论来引导教学秘书以积极的心态面对压力，帮助他们如何缓解压力并激发工作热情和提高工作效率，以更好的教学管理服务于教学水平的提高。
　　关键词： 高校教学秘书 压力现状 压力管理对策
　　
　　教学秘书作为教学管理的基层管理者和执行者，担负着管理者、服务者、监督者和协调者等角色，工作任务很重，然而他们在薪酬、尊重、培训等方面的需求没有得到很好的满足，这给他们造成了很大的压力。因此，如何引导高校教学秘书以积极的心态来面对压力，帮助其缓解压力并提高工作效率，是值得我们研究的一个问题。
　　一、高校教学秘书的需求分析
　　压力是指当人们去适应由周围环境引起的刺激时，人们的身体或精神上的生理反应。当人们的期望与现实差距很大或者说需求得不到满足的时候，就会产生紧张、急躁、逃避、情绪低落等不良反应，进而形成很大的心理压力。压力管理的实质就是引导人们以积极的心态面对压力，帮助其缓解压力，更有效地完成工作。因此，要对高校教学秘书进行压力管理，必须先对其需求进行分析，找出其压力源。作为知识型员工，教学秘书既有工作上的需求，又有经济和情感上的需求。总的来说，教学秘书比较迫切的需求主要有以下几种。
　　1.合理的薪酬需求。一方面，教学秘书基本上都是年轻老师，年轻老师经济压力比较重，面临着结婚、买房、生子、赡养父母等任务。要很好地完成这些任务，首先要有经济支撑，有较高的薪酬。另一方面，教学秘书工作量大、工作强度高，不管是与教学人员还是与社会上有些职业相比，薪酬还是比较低的。据我了解，具有科级和中级职称的教学秘书一年的总收入比具有中级职称的教学人员要少得多。根据亚当斯的公平理论，教学秘书就薪酬进行横向的比较，发现自己对自己所获报酬的感觉与自己对付出的感觉比率（Qp/Ip）小于教学人员和社会上其他职业人员，就会感觉不公平，结果可能会消极怠工。
　　2.合理的工作任务。教学秘书属于知识型员工，知识型员工比较倾向于马斯洛需求理论中的中高层需求，比如尊重需求和自我实现需求，这些需求的实现依赖于其工作的优秀并被领导和同事的认可，合理的工作任务再加上教学秘书自身的努力可以实现这些需求。
　　3.希望得到重视的需求。尽管教学秘书的工作很重要，但是教学秘书在高校不太受重视，比如，教学秘书这个岗位的进入门槛比较低，也就是说学校招聘教学秘书的时候在学历、经验和专业背景等方面要求比较低；同样的学历，安置费等待遇却不如教学人员；学校很少给教学秘书提供进修和培训及参加教学管理方面的学术交流的机会；在各种评奖评优方面对教学秘书的考虑比较少，等等。
　　4.进修、培训和学术交流的需求。教学管理工作不仅具有事务性，而且具有学术性。国内外关于加强高校教学管理论和实践的研究发展很快，比如一般管理理论的最新成果在高校教学管理中的应用、21世纪大学管理文化的建构与创新、加强教学质量管理与教学质量保障体系的构建，等等。教学秘书要做好教学管理工作，就必须在工作过程中不断提高自身的理论水平和实践能力，这些能力的提高不仅需要依赖自学，而且需要靠进修、职业培训和参加全国及省级有关教学管理方面的学术交流会来实现。
　　5.良好的人际关系需求。教学秘书是连接教务处和二级学院及各系教学工作的桥梁和纽带，是领导、老师与学生之间沟通的桥梁，起着上传下达、协调各部门及师生之间关系的重要作用。教学秘书面对的是教务处领导和同事、本学院的领导和同事及广大学生，协调好各方面的关系对于促进其管理工作有很大的帮助。因此，维持良好的人际关系是教学秘书比较重要和迫切的需求。
　　二、高校教学秘书的压力现状分析
　　教学秘书的需求既有物质上的又有精神上的，这些需求如果得不到满足就会产生压力感。根据我对本校和同城另一个高校的调查发现，目前教学秘书全部认为自己有压力，其中认为压力很大的占80%，认为一般的占15%，认为压力小的占5%。同时，调查资料显示当前教学秘书的压力源主要有两个方面：工作内源压力和工作外源压力，前者包括工作任务、组织期望等方面，后者包括工作环境、科研任务、工作成就感和社会期望等方面。
　　1.工作重，责任大。教学秘书的工作内容比较多，从协助教学院长和系主任制订专业教学计划、教学和实验大纲、学生注册、教学任务安排、教师课表、正常的教学秩序维护、考试管理到毕业论文和毕业实习及教学资料档案的管理和保存，从开学到学期结束基本上都有事做，有时候一天需要同时处理七八件事情,办公室做不完就晚上带回家做。另外，由于高校规模的急剧膨胀，二级学院的教师人数和学生数量越来越多，这也给教学秘书增加了管理的难度和工作量。以我院为例，上学期全院教职工人数是75人，学生人数（含本三专业）是3134人，而教学秘书只有1人。教学秘书承担了大量的工作，也就担负着相应的责任。据调查资料显示，所有的教学秘书都认为最大的压力是责任太大，因为在目前这种教学管理体制中教学秘书做出成绩是应该的，而一旦出了教学事故就要受到很重的惩罚。
　　2.科研任务重。教学秘书的主要工作是教学管理，有的还承担了少量的教学任务。单单教学管理工作就已经让教学秘书不堪重负了，然而，教学秘书跟教学人员一样需要评职称，评职称就得撰写和发表论文、申报科研课题、出专著等。教学秘书要做到管理、教学和科研三者同时兼顾，这无论在体力还是脑力上都是一种加倍的付出，所承受的心理压力也是加倍的。
　　3.人际关系处理难度大。教学秘书作为教务处、二级学院领导、老师和学生之间联系的纽带，需要处理多方面的关系，比如教务处和二级学院之间的关系、本学院与其他二级学院之间的关系、本学院师生之间的关系等。这些关系有些是很难处理得让双方都满意的，比如排课，我们强调人性化管理，所以不少老师提出自己的排课要求，但是如果满足了老师的要求可能就会造成班级课表不合理，教务处会怪罪下来，或者满足了这个老师的要求就可能满足不了另一个老师的要求，那么另一个老师就会不高兴，毕竟能排课的时间就这么五天，而且有一些时间段是限制排课的。在我所做的调查中，当问及“您觉得在工作中存在哪些压力”的时候，所有的教学秘书提到了人际关系不好处理，感觉自己工作做了不少，但是吃力不讨好。
　　4.低工作成就感。高校教学秘书作为知识型员工，对成就感的需求较普通员工要强烈一些，这种成就感体现在体面的工作、较高的收入及受学校和社会的尊重和认可等方面。事实上，教学秘书是大学老师，工作算是体面，可是工作很累，收入却比同级别职称的教学人员要少，也比社会上有些职业要少。另外，由于种种原因，教学秘书并不像教学人员那样受学校重视。这严重打击了教学秘书的工作积极性，进而影响其工作效率。
　　三、高校教学秘书的压力管理对策
　　有报告称工作压力已经变成“21世纪的流行性感冒”。高校教学秘书面临着众多的压力，如果这些压力没有得到有效的缓解，就会对教学秘书的身心健康、行为方式和工作效率产生严重的影响。教学秘书的压力既有自身的原因，又有组织（学校）的原因，还有社会的原因，因此，对教学秘书进行压力管理可以从个人、组织（学校）和社会三个层面来实施。
        1.从个人层面来说，教学秘书的压力可能是由于自身的心理承受能力差、时间管理能力缺乏、对自己的期望过高等原因造成的。因此，可以从三个方面来调整自己。
　　第一，积极提升自身的心理素质和身体素质。心理素质和身体素质的提升不是一朝一夕的事，应该坚持从平时的小事做起，比如，保持乐观向上的情绪，与同事保持良好的关系，积极参与体育锻炼，养成健康的生活习惯，客观地看待和评价领导、同事、学生和社会，遇事冷静思考、不急躁。
　　第二，提高自身的时间管理能力。教学秘书事情比较多，有时候一天能接到七八个甚至十几个通知，这些事情也不可能同时进行，必须先分清轻重缓急，然后将最重要最紧急的事情完成，再去做次重要的次紧急的事情。同时，养成总结经验和制订日计划、周计划甚至是月计划的习惯，因为教学管理工作大多数是程序性工作，比如每个学期开学要补考，期中要准备下一学期的课务安排和期中教学检查，期末要排下一学期的课表，等等，知道这么个程序那就可以提前做准备，不至于到时候多件事情集中到一起而应付不过来。
　　第三，客观评价自己。教学秘书是文化人，文化人大多数有自命清高、高估自己的习惯，一旦遇到不如意就可能会产生急躁、消沉等不良情绪，这些不良情绪如果不予以缓解就会造成很大的心理压力。所以，教学秘书要根据学校和社会环境的现状，结合自身的条件和能力，对自己进行客观的评价，然后制订人生目标。
　　2.从组织层面来说，教学秘书的压力主要还是来自于组织（即学校）。根据耶基斯·多德森定律，工作压力与组织绩效的关系可以用倒U字形的压力曲线图来描述，如下图：
　　
　　压力曲线图显示，在组织绩效达到最高之前压力是与绩效成正相关的，而超过最高绩效之后压力与绩效成负相关。因此，学校应该采取措施缓解教学秘书的压力，使教学秘书的压力维持适当的水平。
　　第一，适当提高教学秘书的待遇水平。社会对大学教师的期望很高，教师这个名称似乎就意味着默默无闻和无私奉献。尽管从整体来说教学秘书的收入纵向比较有所提高，但是横向比较却相对不容乐观，尤其是近几年中小学老师和公务员加工资的幅度比较大，而不少大学至今连绩效工资都还没有兑现。
　　第二，完善教学管理制度。可以从两个方面来实施，一是简化教学秘书的管理工作。教学秘书的工作任务很重，其实有些工作完全是没有必要的，是领导不想改变多年延续下来的习惯或者怕承担责任而强加给教学秘书的。比如现在基本上每个高校都有自己的教务管理新系统和教材管理新系统等网络化管理系统，这些系统不仅可以简化教学秘书的工作，而且可以提高工作效率，减少教学事故。但是在实际操作的时候，教务处还是要求交打印稿，打印完了又要找办公室主任、教学副院长、院长、处长等人签字盖章，这样太繁琐了，其实教务处可以直接从系统将教材征订资料导出来，然后交给教材经销商订教材。二是改进领导方式。逐渐由当前集权式的领导方式转变为民主式领导方式，当前的领导方式缺乏人性化管理，在这种领导方式下，教学秘书只是教学管理事务的执行者和“消防员”，教学秘书不能真正地参与到学校的教学管理实践中去，也得不到领导的关心和支持，其主观能动性和创造性得不到释放和发挥。
　　第三，注重教学秘书的进修、培训和学术交流工作。在教师培养方面，学校重视对教学人员的培养而忽视对教学秘书的培养，长此以往会导致学校的教学管理水平落后，不能更好地为教学工作提供服务，因此学校要加强对教学秘书的培养工作。具体来说主要有四种途径：一是鼓励教学秘书继续深造，比如目前只有专科学历的鼓励他们去读本科，目前只有本科学历的鼓励他们去读硕士，等等；二是定期或者不定期对教学秘书进行校内培训和指导，比如教育和教学理论的学习、计算机技术培训、教务管理信息系统的使用和开发培训等；三是每年或者每学期组织教学秘书去更高水平的学校参观学习；四是由学校出资让教学秘书参加省级的或者全国性的教学管理工作交流会议。
　　第四，为教学秘书提供压力疏通的渠道。教学秘书平时工作很忙，压力很大，压力积聚到一定程度必须得到有效的释放和缓解，学校可以通过两个途径为教学秘书缓解压力：一是学校教务处利用双休日或者学校运动会的机会组织一些体育或娱乐活动，让教学秘书积极参加，这些活动既可以娱乐身心，又可以结交朋友，缓解工作给其带来的压力；二是学校免费为教学秘书提供心理咨询服务，目前不少高校设立了心理咨询中心，但是它们主要是面向学生的，其实，老师也会因为工作、家庭等原因导致心理问题和心理疾病，通过心理咨询、心理治疗、健康讲座和心理辅导等活动也可以让教学秘书的压力得到缓解。
　　3.从社会层面来说，良好的社会支持能对教学秘书缓解压力起到很重要的作用。当前社会对大学老师寄予很高的期望导致教学秘书压力很大，其实老师也是人，不是不食人间烟火的神，所以，社会应该首先把教学秘书当做普通人中的一员，然后给教学秘书以信任支持，同时尽力为教学秘书提供财力帮助、物资帮助和其他一些需要，比如由校友会提供资金设立一些“教学管理之星”、“服务之星”等奖励和基金。
　　
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