“秘书”定义辨析

晴格格

[摘要] “秘书”在秘书学中是一个重要而尚未统一的概念。本文试从“秘书”在古汉语中的定义、“秘书”在现代汉语中的定义、国外对“秘书”概念的界定及“秘书人员”特有属性的辨析四方面来探析最恰当最符合当今社会实际的秘书概念。
[关键词] 秘书；定义；辨析
        在我国，把秘书学作为一门独立的学科来进行研究始于20世纪80年代，虽已取得了很大成就，但研究横向联系不够，理论上很难取得共识，至今关于秘书学中一些基本、重要的概念和理论都存在着诸多争议，没有一个统一定论，本文所述关于“秘书”定义即是如此。而随着日新月异的时代发展，有的秘书学著作中所述内容有陈旧过时之失。本文试从“秘书”在古汉语中的定义、“秘书”在现代汉语中的定义、国外对“秘书”概念的界定及“秘书”特有属性的辨析四方面来探析最恰当最符合当今社会实际的秘书概念。
        一、“秘书”在古汉语中的定义
        “秘书”的概念在我国最早出现在汉代。班固所著《汉书·刘向传》中记载道：“诏向校中五经秘书”。这里的“秘书”不是指人，也不是指职务，而是指物，意为“图书密文”。我们都知道秦始皇焚书坑儒，焚书造成大量图书的毁灭，也使得之后的汉代社会上的文献变得极为稀少珍贵。到了西汉初年，统治者为政治需要，广泛搜集社会上遗存的档案图书文献，集中于宫中秘藏，故称“秘书”。可以理解为因稀有珍贵而小心保存的书籍。这就是古汉语中“秘书”的第一种含义。秘书一词在古汉语还有一种含义，即谶纬图录之书，也就是迷信的人用来预卜凶吉、对未来做出某种预测的书籍。一般也是宫廷藏书。据《后汉书·郑玄传》记载，郑玄给其儿子的《戒子书》中，说他年轻时代在皇宫里曾经“粗览传记，时睹秘书纬术之奥”，这里的“秘书”便是谶纬图录之书。
　　因此，根据我国古代文献的记载，“秘书”一词最初不是指人，而是指“具有秘密性质或神秘色彩的图书”。而当秘书开始指代人员，有官职的意思是带后缀的。也就是说在秘书之后加监、郎、丞、令等后缀，才不是指书，而是具有官职的含义。
        二、“秘书”在现代汉语中的定义
　　20世纪初孙中山在日本主持同盟会工作期间选用宋蔼龄、宋庆龄为自己掌管文书及其他日常事务时，称她们为秘书，此后，秘书成现代汉语常用词。“秘书”在现代汉语中已不再指“事物”（书籍档案），而是指称“某一类人”。
        在《现代汉语词典》中，秘书是“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”；《辞海》中，秘书是“职务名称。掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员”。这两本词典中对秘书一词的解释，再次说明了“秘书”在现代汉语中已经不再指称事物（书籍档案），而是指称某一类人。值得注意的是，这两本词典都把“掌管文书”作为秘书的必备条件，然而在已进入21世纪的当今社会，行业秘书的门类越来越多，各行各业内秘书工作本身也在不断分化，秘书工作本身的分工将越来越细密，许多秘书并不一定掌管文书，如负责总务、后勤等工作的事务秘书或负责在生活上给领导提供服务和帮助的生活秘书。所以这两本词典对于秘书这个概念都有“定义过窄”的缺陷。
        而在秘书学界，虽然“秘书”是秘书学科中一个最基本、最重要的概念，但是自秘书学产生以来，对这个词的定义就存在诸多争议。有人统计过，秘书学界对“秘书”的定义多达100种以上。有“职务”说，“职位”说，“职称”说、“职业”说、“人员”说等方面。各个学说中都有一些专家定义一些虽略有不同但极相类似的概念。例如在“人员”说中：
        “翁世荣认为：秘书是‘辅助领导层或个人实施管理和处理日常事物的人员’；董继超认为：‘所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助上司全面处理事务的人员’；杨永清认为：‘秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员’……”这表明“秘书”一词尚未在学术界达成概念上的一致，仍具较大的争议，而这争议，这定义的不规范无可避免地带来一些问题。仔细辨析这几种主要学说，我们可以认识到：
        “职业”说从长远看有道理。在西方发达国家，秘书早已成为一种与教师、医生、律师等同的职业名称，许多人愿意终身以秘书为业。  
而我国秘书正在向职业化转变，但尚未完成，大多数公众还未接受“干一辈子秘书”的观念。尤其是在党政机关工作的男秘书，往往只是把秘书作为自己职业生涯的一块跳板。
        “职务”说或“职位”说，主要是指在党政机关、政府部门里，由领导或组织人事部门正式下文件任命的秘书职务（有的在括号注“正科级”“副处级”之类说明），这在广大秘书群体中只是一小部分，大多数秘书都没正式秘书头衔，但一般人都把秘书部门的工作人员统称为“秘书”。
        “参谋”说重在强调秘书部门的参谋作用。这虽然没错，但不能要求秘书部门每个工作人员都当领导的参谋。参谋是高层次智力活动，少数高级秘书人员才能胜任的职责。
　　关于“助手”说，其实助手是个相对概念，不能指代确定的对象。医院中住院医生是主治医生的助手，手工艺劳动中徒弟是师傅的助手，在机关中副职领导是主要领导的助手，周恩来被人看作毛泽东“最得力的助手”，但他不是秘书。所以，将秘书归类于本身没确定外延的“助手”太宽泛。
       还有“（工作）人员”说。“人员”说可较恰当涵盖所有秘书。秘书自古以来就是典型的脑力劳动者。我国古代最早的秘书官职叫做“史官”，据传汉字的发明人仓颉就是黄帝的史官。夏商西周时代史官是统治阶级中文化水平最高的人。现代秘书必须具备较高层次的学历和良好的文化修养。所以秘书应归类于“以脑力劳动为主的工作人员”。
　　而在1998年5月国家劳动和社会保障部颁布的《秘书国家职业标准》对秘书就采用了显然属于“人员说”的定义，认为秘书是：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及其实施提供服务的人员。这个定义，其实是针对“公务秘书”而言。“办公室”、“程序性工作”、“政务”这些词一般多应用于公务秘书，对于如今市场经济下越来越多的民间秘书特别是私人秘书不很适用，对企业秘书来说也是不适当的。
　　三、国外对“秘书”概念的界定
　　西方秘书一词源于拉丁文“secretaries”,原意为“可靠的职员”。英文秘书“secretary”,即是秘密“secret”加上后缀“ary”。表明了秘书工作中保密的重要性。国际职业秘书协会（英文全称：International Association of Administrative Professionals,英文简称IAAP）认为，秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。这一对秘书的阐述广泛应用于欧美发达国家，具有较强的市场色彩。日本学者认为，秘书是帮助与处理各种事务的工作人员，即秘书是全能运动员。这突出表明秘书的工作范围是随着领导人的工作范围而变化的，赋予性强，很难明确予以界定。
　　以上国外对“秘书”的定义主要集中在以下两大方面：
　　第一：由于市场经济实体的需要，秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称，这一特点在欧美各国中表现得尤为突出。第二：秘书主要是为领导服务的人员。这是各国对秘书进行界定时的一大共性，即一切秘书都是为其领导人服务的助手，没有领导就没有秘书，正是领导人的需求，导致了秘书活动的产生与秘书的诞生。
　　四、“秘书人员”特有属性的辨析
　　由前论述分析可知，我国现阶段秘书定义采用“人员”说比起其他学说诸如“职务”说、“职业”说、“助手”说更为适当。而秘书人员与其他工作人员相比，还有其特有属性：
　　其一，服务对象的特殊性。秘书的服务对象就是领导，秘书直接为领导服务。这里的领导是广义概念，雇主、上司、老板、主管都是领导的范畴。而社会其他工作人员的服务对象往往并不只是一类。秘书所有庞杂琐碎的工作都是为领导活动提供直接或间接的服务。可以说没有领导就没有秘书。秘书天生为领导而生，秘书工作的起源就是由于领导需要有人辅助他工作。因此秘书的服务对象就是领导，是秘书区别于其他工作人员最显著的特征。
　　其二，工作内容的特殊性。辅助性是秘书工作固有的、最主要的性质。领导的主要工作就是决策和宏观管理，而秘书的主要工作就是辅助领导决策和宏观管理，就是在领导的决策和管理中给领导当助手、参谋、提供辅助。没有领导的决策、管理活动，也就不需要秘书工作。秘书没有独立于领导工作需要以外的工作任务。辅助性要求秘书正确认识自己和领导的关系、要求秘书在工作中不能越权行事、要求秘书具有“通才”、“杂家”式的知识结构、要求秘书信守忠诚、保密的职业道德……因此，辅助性是秘书人员区别于其他工作人员的最明显的特征。
　　纵上所述，符合我国现阶段实际的“秘书”概念可采用秘书学界的“人员”说，《现代汉语词典》和《辞海》中关于秘书定义中的“掌管文书”已不是秘书概念的必备条件，而秘书人员的特有属性就是服务对象是领导与秘书工作中最重要的性质辅助性。
        因此，“秘书”可简洁定义为：辅助领导管理和决策的人员。
[参考文献]
[1] 杨树森：秘书学概论教程[M]，合肥：安徽大学出版社，2008（9）.
[2] 孙荣：秘书学概要[M]，上海：上海社会科学院出版社，2006（8）.