水利水电工程电子文件的归档及管理利用研究

紫霞小仙子

摘要：本文对水利水电工程的档案特点、电子文件归档的范围和责任、电子文件的特点及主要内容和格式、电子文件的归档（移交）以及电子文件利用及管理进行了深入细致的研究，并且对电子文件归档及利用提出了合理化建议。
关键词：水电工程；电子文件；归档和移交；管理与利用
　　一、水利水电工程的档案特点
　　水利水电工程建设中除与建筑、电力、机械、水文、气象等专业联系紧密外还牵涉到农业、工业、交通、通信、市政、生态环境等各个方面，导致了归档的水利档案在种类上的多样性，包括水利水电工程建设档案、文书档案、财务档案、声像档案、设备档案等。水利水电工程按其建设过程包括工程项目提出可行性研究、设计、决策、招(投)标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程。可行性研究阶段的文件材料主要由设计单位提供给管理单位归档，工程投产运行管理阶段的文件材料由管理单位归档，施工建设阶段涉及的文件材料比较多，有设计文件、建设管理文件、监理管理文件、施工管理文件、设备文件等。
     工程项目档案包括工程建设的全过程，管理单位的文书档案包括党群、人劳、工会、审计等文件，这些档案包括了纸质和电子两种文件，其中有些文件只有纸质形式，如收到外单位的来文，验收签证等，有些文件只有电子形式，如邮件、外界报道、各种类型的数据库文件、声像、照片等，也有些文件同时以两种形式存在，两种文件归档形成了两种介质的一套档案。对于纸质文件按照传统的做法将其归档保存，对于各种电子文件则根据电子文件档案管理规范管理外，为了保证有效的利用，根据电子文件的特点，通过实践经验，对电子文件采用两种格式归档的方式，取得了很好的效果。
　　二、制定电子文件归档的范围和责任
　　首先明确电子文件归档范围。各机关部门正式发文的文件及各类工程项目在规划、咨询、勘察、设计、招标投标过程中形成的电子文件应纳入归档范围，如项目建议书、可行性研究报告、环境影响评估报告、水土保持报告、工程地质勘察报告、试验报告、总体规划、方案设计、初步设计、施工图设计、招标投标文件、施工图阶段、设计修改等有关文件。二是明确各部门兼职档案管理员对电子文件管理职责和归档时间，保证电子文件及时归档及完整性。
　　三、电子文件的特点及主要内容和格式  
　　（一）电子文件的特点
　　电子文件实现了快速检索查询，提供重复利用，减少档案利用人员工作时间，提高生产，同时减少对纸质档案造成的磨损，有利于保护纸质档案。减轻电子档案管理人员的劳动量，提高档案管理的工作效率和水平。但电子文件具有不稳定性，1、所依赖的软硬件不稳定性。现在计算机软、硬件系统更新换代快，尤其是软件系统。几年的时间就出现新的电子文件存储的数据结构变化而需要转换的问题。2、载体的不稳定性。从磁带到磁盘、光盘电子文件的载体也在发生变化，有的载体寿命短，不易长久保存。3、电子文件具有可改性，经更改后除与原文对照，否则不能确定是否更改，其真实可靠性远不如纸质档案。4、容易被损坏。如碰撞、电磁干扰等都容易造成全部数据的不可用。
　　（二）电子文件的主要内容和格式  
　　水利水电工程的电子档案包括文书文件、工程文件、音像文件、照片文件、设备文件等。文书文件主要有来往文函、会议、简报、经营管理、人劳、审计、技术、监察、党群、工会等，工程文件为立项审批、勘察设计、工程管理、施工管理、竣工验收、科研试验、设备等文件，所形成的文件为微软办公系统的Word、EXCEL文件，图像文件主要为以前实物照片的扫描文件及数码相机所拍摄的照片，形成文件为JPEG格式，图形文件主要为工程的设计图纸、竣工图纸等，为AutoCAD软件所产生的DWG文件格式，影像文件记录工程开工到完工所产生的所有影像资料，有国家领导人、上级部门、国际友人的视察、工程建设的重要施工过程等。
数据文件为工程项目的内外观变形监测、地震观测数据等，其保存格式有SQLSERVE、ORACL、ACCESS、DBF等数据文件。实物电子文件档案为对实物照相后形成JPEG格式文件。
　　四、电子文件的归档（移交）
　　在电子文件归档过程中，各归档单位要按电子文件移交目录及有关说明归档（移交），填写电子文件登记表、电子文件元数据表，主要内容有：工程名称、文件编号、题名、形成时间、计算机型号、操作系统名称、应用软件名称及版本号。电子文件载体要求为光盘，并刻录为一次性只读。这是因为光盘既具备大容量和低成本的优点，又是一种可以移动的存储介质，并且不能被修改。
　　要求各归档单位归档时以项目为单位进行组盘。即一个项目应刻录在一张或多张光盘上，但不能1张光盘刻录2个及以上的项目电子文件。光盘刻录后，应在每张光盘上贴上标签作好标识。存储归档电子文件的载体中除存有归档的电子文件外，还应同时存有相应的的说明文件和电子文件目录，说明文件为纯文本文件，其内容包括对工程概况和电子文件归档说明等。说明文件内容包括案卷名称、档号、形成时间、电子档案份数、归档时间等。
　　五、电子文件利用及管理
　　（一）电子文件的保管和转换
　　根据电子文件归档与管理规范，“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。”为了更好的使用，我们采用一档三存的办法管理电子文件，即一种电子文件三种保存办法，即保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盘多次使用易磨损，易造成无法读取数据，因此，我们只要求归档单位交两套光盘保存，为查阅及管理方便，我们使用了大容量移动硬盘，考虑到兼用性问题，硬盘格式化为FAT32格式，然后将光盘的数据拷贝到硬盘中，按档案编号建立文件夹，这样，减少了光盘的磨损，也不用从大量的光盘中寻找，而且硬盘容易组织数据，体积小，节约了大量的时间。
　　由于所移交的文件材料都是原始形成的文件，需要相应的软件才能打开，尤其是专业性强的软件，价格昂贵，软件不可能保存在档案馆，有些软件因其他原因造成原格式不再支持等，为避免这种情况，因此我们使用了第二个移动硬盘，对第一个移动硬盘数据的进行转化，使其在没有专门软件的情况下能被所有的人察看，转化如下：DOC和XLS文件格式转为TIFF或PDF文件，CAD图纸转为JEPG图形文件，将所有的录像带转为AVI格式电子文件，文件命名由三位阿拉伯数字加录像内容组成。对于观测等数据资料，我们要求移交单位对重要的数据资料转化为DBF数据文件，并使用纯文本文件对DBF文件的格式进行说明并保存在同一目录下。
　　（二）电子文件的借出
　　由于电子文件的易更改、可复制性。电子文件可以在不同的计算机之间传递，也可以在不同的载体之间相互复制。对一些不适合流转的电子文件，在借出后容易造成在网上流传，而且不能找到源头，而且损害了本单位的产权和利益，为使每个借出的人员提高保护本单位知识产权的意识，在借出电子文件时，除填写表格和单位领导签字外，对重要有价值的电子文件形成图片后加水印处理，写上借阅单位及时间，这样，提高了借阅人员对电子档案的保护意识，维护本单位的利益。
　　六、对电子文件归档及利用的建议
　　（一）国家应制定处理电子文件的格式标准。为了使电子公文文件能够超越操作平台、超越软件系统而被准确地识读，就需要国家制定统一的标准格式，使其不依赖于原来的设备和软件更新的影响，降低对设备的依赖性。从目前看应制定以XML语言为基础的字处理文件的格式是比较好的选择。
　　（二）根据电子文件归档与管理规范，特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。这样会造成软件一起归档，使用者怎么使用，软件所依赖的操作系统、硬件设备又如何归档是值得研究的问题。
　　（三）从目前看Adobe PDF格式文件是很好的文件保存格式，PDF 文件具有跨平台、高压缩、适合屏幕阅览及网络传输，PDF格式已得到公认，适于在不同计算机平台之间传送和共享文件的一种开放式电子文件格式，因此也可作为电子公文归档的一种选择格式。