【摘 要】秘书人员是领导的助手和参谋,是连接内外关系的通道和窗口。所以,社会对秘书人员提出了更高的要求。秘书人员只有具备良好的职业道德和出色的职业能力,才能够在知识经济时代游刃有余地应付工作,得到领导和群众的好评。
【关键词】秘书 职业道德 职业能力
一、秘书应具备的职业道德
职业道德是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质及道德规范的总和。秘书作为领导的参谋和助手,是为领导和领导集团服务的;同时,秘书也是连接内外的窗口,秘书的一言一行关系到单位的形象,这就要求秘书恪守职业道德,培养良好的个人素质。
1、洁身自好,敬业爱岗。知识经济的时代要求秘书一方面应重视知识的重要性,另一方面,在面对名利诱惑、公私抉择时,也要甘愿寂寞,做一个无名英雄。邓颖超曾对秘书工作作过这样的评价:他们“工作既繁忙又具体,无论是管理文件,组织会议还是从事公文写作,常常需要加班加点,日以继夜的工作,而且很少能出头露面、留名留利。他们自觉地发扬这种埋头苦干、自我献身、 甘当无名英雄的精神,正是秘书人员的高尚之处”。
2、讲求诚信。秘书人员作为决策者和执行者间的桥梁,负责综合协调,担负着上传下达和在领导之间传递工作意见的重要使命。因此,要求秘书人员传达指示、传递意见、反映情况都要重事实,做到准确无误,绝对不能掺杂个人的主观看法。否则就可能影响工作的展开,甚至导致重大决策的失误,造成国家利益的损失。
3、谦虚好学,团结合作。秘书工作繁重且复杂。特别是在科学技术飞速发展的今天,秘书人员要跟上时代的步伐,就要谦虚学习,不耻下问。在相互协作中,发挥团队精神,积极承担责任,不推诿。
4、提高警惕,严守机密。秘书人员作为领导的参谋和助手,经常会接触并掌握重要机密。这就要求秘书人员能够遵守职业道德,养成保密的习惯,做到不该看的不看,不该打听的不打听,不该问的不问。在一般场合避免谈论关于工作上的事情。同时,秘书人员要具备过硬的政治素质,经得起“糖衣炮弹”的打击。
二、秘书应具备的职业能力
良好的职业道德是秘书人员在知识经济时代得以立足的一个重要条件,而个人的职业能力,则直接影响到工作的质量和效率。可以说,能力是新时代秘书人员迈向成功的保证。
1.出色的“外交”和沟通能力。作为机关和单位“门户”和“窗口”的秘书部门,在对外活动中,充当着“先锋”的角色。因此,秘书人员应当具备良好的对外交际能力。这样才可以达到对外树立良好形象,对内圆满完成任务的目的。
(1)具备良好的外语沟通能力。随着国际化交流的日益频繁,懂得外语,并能很流利地运用外语进行交流与沟通成了衡量人才的一个重要标准之一。机关和单位在进行外事活动中,通常会遇到一系列语言问题,如果秘书人员在工作中能流利地运用外语,那么就可以直接地解决问题,提高办事效率。
(2)能了解外国的历史文化背景和生活习惯。秘书人员要想在对外工作中出色地完成任务,得到外国客人和领导的赏识,那就必须设法了解各国文化和民族习惯,这也是涉外秘书人员走向成功必经之路。
2.良好的心理调适能力。秘书部门是信息传播的中枢,秘书人员是联系领导和群众之间的桥梁,他们的工作繁重、复杂,社会的发展又给秘书提出了更高的要求。这样,生活和工作给他们带来了巨大的压力。秘书人员只有具备良好的心理素质,才可以以乐观的态度面对知识经济的挑战,做好本职工作。
(1)培养个人兴趣。研究表明,兴趣与愉快的相互作用为认知和制造提供最优的情结背景,大脑也处于最优的兴奋状态。这样,就可以寻找到人的本真状态,无形中就调节了自己的情绪,忘记了工作所带来的种种压力。
(2)坦诚认识自我和求实对待自己。秘书人员工作任务繁重,并且要求极高,但是,属于自己支配的时间很少。在这种情况下,秘书人员常常陷入是学还是做的两难抉择境地,进而导致心理异常。
(3)积极拓宽交际范围,建立自己的交流机制。秘书人员不管是在工作中还是在生活上,都要重视人际间的交往,不管是领导还是群众,我们都要以一颗真诚的心来对待,对上不奉承,对下不冷漠。只有这样,才可以博得别人的信任,并在工作和生活上给予支持和帮助。
3.较强的应变能力。在现实工作中,会出现一些突发性事件,需要秘书人员在短时间里拿出对策,这就要求秘书人员具备一定的应变能力。想拥有较强的应变能力,那么就必须注意培养如下能力。
(1)创新能力。要创新,就要增加开放意识,只有主动地走出去,经常性地接触社会实践,在群众富有创造力的社会实践中汲取营养,拓宽视野。同时,秘书人员还要在思想观念、 工作思维以及工作手段上实现创新。
(2)把握机会的能力。机会总是降临在做好准备的人的身上。只有具备厚实的知识文化底蕴,秘书人员才可能抓住转瞬即逝的机会,在工作上实现更上一层楼的目标。
4.娴熟的操作能力。秘书是一种需要多种技能的综合性职业。在知识经济时代里,秘书部门成了信息枢纽中心。在这种情况下,秘书人员应能熟练地使用各种办公机器,尤其在电脑和网络方面;同时,还要不断补充和提高操作和应用能力。
5.优秀的管理能力。秘书人员作为领导的参谋和助手,通常参与领导的管理活动中,辅助领导决策。在决策前,秘书人员深入基层调查,掌握信息,为领导的决策活动提供所需要的各种依据。在决策中,积极地配合领导,组织相关人员进行讨论,使决策具有科学性和可行性。在决策后,秘书人员要充分发挥自身的优势,对决策的执行情况进行督查,反馈信息,并适时地协助领导对决策进行修改。
辅助协调。协调是一项重要的管理职能。在现实中,领导的协调工作一般都是通过秘书部门和其他部门来展开的。因此,秘书人员必须深入群众,了解群众的需要,并紧紧依靠群众来展开工作。这样,才可以清楚地认识到群众的需要,利于协调工作有效的进行,兼顾了各方的利益。
总之,知识经济时代是一个充满着激烈竞争,同时又蕴涵着机遇的时代。生活在这个时代里的人注定要跟竞争打交道。作为一个知识经济时代的秘书人员,必须树立正确的世界观、人生观和价值观,在实践工作中不断地提高工作能力,完善自己,发展自己。
参考文献:
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发表于 2014-4-17 10:12:19
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