浅谈电子文件对档案业务治理工作的影响

紫霞小仙子

      【摘 要】随着信息化的到来，出现了新的文件方式——电子文件，这对档案治理提出了新的要求，本文主要论述了电子文件对档案学的影响及我们应采取的对策。
　　【关键词】电子文件 档案属性 档案来源 对策 变革
　　
　　一、电子文件定义及其特点综述
　　
　　所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：
　　１.电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；
　　２.电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；
　　３.电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和间隔的影响；
　　４.电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
　　
　　二、传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象
　　
　　1.应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案职员、技术职员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的治理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷回档制度。文件的回档立卷工作是档案工作流程的出发点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部分收集立卷后，交档案部分治理，一般一年回档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依靠性。假如回档，必须以磁盘或光盘的形式移交，回档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操纵系统。
　　2.由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，由于实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操纵治理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
　　
　　三、电子文件对档案学理论的影响
　　
　　１.对档案本质属性的影响
　　原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难规定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定?电子文件能否作为档案?是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
　　２.对档案来源原则的影响
　　来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点以为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政治理的角度看题目，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。
　　３.对档案学理论研究内容的影响
　　档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审阅，原有的治理思想、治理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。 　　四、档案界所应采取的对策
　　
　　１.做好回档电子文件的技术处理工作，实施电子文件治理战略。新型文件材料的回档势在必行，这就要求档案工作者必须深进到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙往脉。也就是说，通过采取技术处理，将已回档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
　　２.解决好电子文件的保存题目。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，由于它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存题目是有待档案工作者进行深进研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
　　３.使档案治理向立体化方向发展。以前的档案治理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的参与，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的治理结构。
　　４.档案职员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案职员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案职员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案职员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。